Užduotys

Laiko planavimą reikėtų pradėti nuo užduočių, kurias mums reikia atlikti, užsirašymo. Žmogus negali nuolat laikyti galvoje visų savo numatytų darbų, ypač jeigu jų yra daug, todėl juos pasižymėti reikėtų popieriuje, kalendoriuje, kompiuteryje – visur, kur jums patogu. Svarbiausia, kad užduotys būtų užrašytos ir jas lengvai galėtumėte bet kada peržvelgti. Užsirašyti užduotis pirmiausia reikėtų tam, kad jų nepamirštumėte. Tiems, kas neįpratę užsirašinėti darbų, dažnai nutinka taip, kad atlikę darbą jie šiek tiek atsipalaiduoja, pradeda užsiiminėti įvairiomis smulkmenomis ir tik vėliau prisimena, kad dar ne visi darbai padaryti. Kita priežastis – užsirašius užduotį apie ją galima nebegalvoti ir užsiimi kitais darbais. Kai dėmesį skiriame vienai užduočiai ją galime atlikti daug greičiau ir kokybiškiau.

Prioritetai

Laiko planavimo efektyvumas labai priklauso nuo to kaip sugebate nusistatyti prioritetus. Pirmiausia reikia suprasti, kad, jeigu užduočių yra labai daug, tai visų jų padaryti neįmanoma (nebent turite pagalbininkų), tačiau svarbiausioms visada atsiras laiko. Todėl norint pagerinti efektyvumą, būtina užduotis skirstyti pagal svarbą. Svarbiausi darbai turėtų būti skubiausi, nešantys didžiausią naudą, pridėtinę vertę arba tie, kurių neįvykdžius gali laukti skaudžios pasekmės. Užduočių svarbumą galima žymėti įvairiai spalvomis, raidėmis, skaičiais, žvaigždutėmis, žodžiais, kaip tik jums patogiau. Vienas iš galimų būdų žymėti raidėmis ABC, A – atitinka svarbiausias ir skubias užduotis, B – svarbias ir neskubias,  C – atitinka nesvarbias užduotis. Prie raidžių prirašant skaičius galima skirstyti prioritetus tarp vienoje grupėje esančių užduočių, pavyzdžiui A1, A2 ir taip toliau. Užduočių skirstymo pagal svarbą pagrindinis tikslas – nepereiti prie mažiau svarbių užduočių, kol nėra atliktos visos svarbiausios. Taip pat verta apmastyti nesvarbias užduotis: ar jas reikia vykdyti, jeigu jos neneša naudos arba jeigu jų neįvykdymas neturės skaudžių pasekmių.

Planavimas

Turint užduotis ir žinant, kurios iš jų yra svarbiausios, galima tiesiog pradėti jas vykdyti. Kitas būdas pasiimti dienotvarkę, kalendorių ar paprastą lapą ir susiplanuoti, kokias užduotis kuriuo laiku darysite. Planuoti galima įvairiai: vienas iš variantų savaitės pradžioje suplanuoti visą ateinančią savaitę, kitas vakare susiplanuoti ateinančios dienos darbus arba tą patį padaryti dienos pradžioje. Planuodami atminkite, kad užduotį atliksite kelis kartus efektyviau, jeigu būsite susikoncentravę ties viena užduotimi. Todėl planuokite taip, kad nedarytumėte daug skirtingų užduočių vienu metu ir kad nereikėtų dažnai atsitraukinėti nuo užduoties. Taip pat patartina pradėti nuo sunkesnių darbų. Dažniausiai juos visi mėgsta atidėlioti, dėl ko atsiranda papildoma emocinė įtampa. Atlikite sunkiausius darbus pirmiausiai, tai suteiks papildomo įkvėpimo visai dienai ar savaitei. Planavimas sutaupys daug laiko, nes bet kuriuo metu žinosite, ką reikia daryti, niekada neužsiiminėsite nereikšmingais darbais bei greičiau pasieksite savo tikslus.

Mokėkite pasakyti „Ne“

Kartais reikia padėti kitiems, bet neverta pamiršti, kad tai atima daug laiko, per kurį atlikdami savo svarbius darbus galėtumėte įgyvendinti didžius tikslus. Išmokite sakyti „ne“ užduotims ir žmonėms, kurie neįeina į prioritetus.

Kontroliuokite save

Labai didelę laiko dalį atima įvairūs nenaudingi ir nereikšmingi dalykai, pavyzdžiui, socialiniai tinklapiai, televizija, naujienų portalai, nereikšmingi pasikalbėjimai su draugais ir kolegomis. Dažniausiai niekas net nejaučia kaip dažnas elektroninio pašto tikrinimas, socialinių tinklapių, naujienų portalų skaitymas ir kiti nesvarbūs ir nenaudingi užsiėmimai atima be galo daug laiko ir svarbiausia neatneša jokios naudos, todėl reikėtų išmokti save kontroliuoti, riboti arba visai atsisakyti daugumos tokio tipo užsiėmimų.